第３２卷第１期教育财会研究
２０２１年２月Ｖｏｌ．３２ Ｎｏ．１
ＳＴＵＤＩＥＳＯＦＦＩＮＡＮＣＥＡＮＤＡＣＣＯＵＮＴＩＮＧＩＮＥＤＵＣＡＴＩＯＮ
Ｆｅｂ． ２０２１
［收稿日期］ ２０２０－１１－１９
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［作者简介］ 周苗苗，国家自然科学基金委员会财务局会计师。
周苗苗
（国家自然科学基金委员会财务局，北京１０００８５）
［摘要］ 智能报销逐步取代手工报销是一项重要且迫切的任务。目前，智能报销还处于起步阶段，现有的产品主要分为网上填报式、智能识别式、关联订单式和自由组合式，在运用过程中还存在着政策性、技术性和组织性壁垒。针对智能报销系统的现状和问题，提出财务部门推进智能报销系统建设的相
关建议。
四川阿坝州地图全图［关键词］ 智能报销；网上报销；权责发生制
随着科技的发展，组织发生的业务种类和数量不断增加，传统的手工报销模式逐渐暴露出诸多问题，例如报销人单据录入繁琐，跑签审批耗时，人工审核出错率高，管理者无法实时掌握资金动态等。智能报销系统的出现有望解决这些问题。智能报销是国家电子文件管理“十三五”规划的重要任务，是党中央统筹实施网络强国战略的一部分。２０１７年７月，国电联办、财政部联合印发《关于开展预算单位差旅电子凭证网上报销试点工作的通知》，随后在河北省进行了试点。２ ０１８年１０月，河北省财政厅印发《关于实施河北省预算单位差旅电子凭证网上报销试点“全覆盖”改革的通知》。２０１８年１１月，国电联办、财政部联合印发《关于扩大预算单位差旅电子凭证网上报销试点工作范围的通知》，全国各试点省（区、市）陆续开展工作。虽然智能报销受到了高度的重视并快速推进，但是这项任务才刚刚起步，还面临着许多问题，要想让智能报销系统真正运用到财务工作中，还需要多方的共同努力。 一、智能报销系统的现状
目前市场上推出的智能报销产品，按照运行方
式主要分为网上填报式、智能识别式、关联订单式和自由组合式。
网上填报式产品的运行逻辑主要是在将手写报销单变成网上填制报销单，同时附加一些简单的汇总计算功能。职工先在网上填写报销单，系统自动为该报销单匹配一个二维码，职工打印出带有二维码的报销单，附上原始纸质凭证交给财务人员审核，财务人员通过扫描二维码自动匹配出系统中的报销单，审核无误后自动根据报销单的金额完成记账。这种方式并不是严格意义上的智能报销，也无法抛弃纸质票据，只是在一定程度上节省了财务人员加总计算的时间，报销单与账务系统相连则在一定程度上节省了财务人员记账的时间。但是对于报销人来说，各种报销的步骤和手续并没有减少。
智能识别式产品的运行逻辑是将纸质单据拍照上传，通过ＯＣＲ技术提取关键信息，自动填写报销单，财务人员和业务部门领导可以线上审批、付款。通过内设报销单的勾稽公式，嵌入相关事项标准阈值提醒，减少了基本错误的产生。智能识别式产品在也一定程度上节省了报销人的线下跑腿时间和财务人员人工审核的时间，提高了报销业务的效率。
12306下载但是报销人仍然需要准备纸质单据，交给财务部门存档。虽然技术人员试图采用各种方式将纸质单据和电子单据建立一种唯一的联系，但是这其中依然存在一定程度的道德风险，因此财务人员不得不将纸质单据和电子单据逐一核对，这反而了增加了财务人员的工作量。
关联订单式产品的运行逻辑是从申请、采购到报销的一站式服务。业务人员的申请得到批准后，直接
利用公务卡从系统购买机票、预定酒店等，报销时在系统中选择关联的订单，自动生成报销单，财务端就可以获取交易金额、电子发票和公务卡等信息，完成还款。通过嵌入相关事项标准阈值提醒，可以对业务的合规性进行事前控制。财务人员主要审核材料的完整性以及一些特殊事项，提高了工作的效率。关联订单式产品完全采用电子凭证，走出了纸质单据和电子单据相匹配的困境，但是这对组织整体业务的信息化建设要求较高。差旅业务可以实现机票、火车票、住宿费的电子订单，但是合同采购、会议费、培训费等项目还很难实现线上管理，无法采用关联订单的方式报销。
自由组合式产品主要是将以上三种方式进行组合使用，可以在一定程度上扬长补短。但是不同的技术分属于不同的公司，要将这些技术进行整合，开发一个个性化的产品，可能需要付出多倍的精力和财力。另外，一些目前很难解决的普遍问题，也给智能报销系统的运用带来困难。
二、运用智能报销系统存在的问题
智能报销系统的运用存在着政策性、技术性和组织性的壁垒，导致财务人员面对新产品时左顾右盼，影响财务信息化落地实施。
政策性壁垒主要是相关部门的改革还未完成。一是电子票据的普及尚未完成。目前国税总局的增值税普通发票和增值税专用发票、财政部的结算票据、卫计委的医疗收费票据、海关总署的专用缴款书、铁路总公司的客票以及南方航空的行程单等实现了电子化。但是火车票、出租车票、部分航空公司的
行程单等还无法实现电子化，因此短期内无法完全抛弃纸质单据。在电子票据和纸质票据并存的情况下，财务人员的复核工作加重，影响智能报销的实施。二是部分票据主管部门尚未开放接口，无法在报销系统中直接验证票据真伪，只能采用人工验证的方式，并不能减轻工作量。
技术性壁垒主要是现存的智能报销产品还是概念性比较强，实际操作性低。例如，ＯＣＲ技术还不够精确、成熟，识别出的数字或文字在一定程度上会有偏差，如果使用者完全依赖识别出的结果，可能会产生错误，造成损失。通常情况下，使用者需要肉眼检查识别结果，因此综合来看，这项技术并没有大大节省使用者的时间和精力。另外，智能报销系统需要嵌入员工的身份证号、公务卡号、手机号等个人隐私信息，员工的行程等信息也都暴露在系统中。系统能否维护信息的安全保密也是一个很重要的问题。再者，使用智能报销系统后会产生大量的电子会计档案，电子会计档案的存储和使用也是一个急需解决的技术问题。其次，智能报销系统在操作流程上止步于生成报销单，要完成后续的账务处理还需要和账务系统建立接口，要实现大范围的智能报销可能还需要和合同管理系统、会议管理系统、资产管理系统等建立接口，要完成发票的验真还需要和税务系统建立接口。目前大部分组织都存在“信息孤岛”的问题，不同管理模块使用不同的系统，要想将这些系统联系起来并有效运用，需要完备的技术支持。
组织性壁垒主要是组织在进行一项变革时，常常会遇到来自组织各个方面的抵制和反对。一是年龄较大的员工习惯于手工报销和面对面交流，对于智能报销的抵触主要来自于系统操作的复杂性和系统控
制的严格性。二是使用智能报销系统还需要协调其他部门的工作，例如需要人事部门支持出差审批的管理，需要银行支持提高员工的公务卡额度等，沟通协调的难度较大。三是新技术的运用会导致一些岗位被替代。例如员工可以在系统中自行预订机票，原本预定负责订机票的员工将无事可做，组织需要考虑此类人员的调整安排。
三、对财务部门的建议
针对智能报销系统的现状和问题，财务部门在进行智能报销系统建设时首先要做好充分调研，与其他部门和员工充分沟通，明确自身需求。可以先
建立专项的智能报销系统，例如差旅费智能报销系统，再逐步推进建设大范围甚至全覆盖的智能报销系统。目前智能报销技术尚在起步阶段，建立专项的报销系统，更加易于进行部门间协调，减少变革阻力，降低技术风险。当政策逐步完备，技术更加成熟时，再推进全面的智能报销系统建设，是更加经济合理的方式。
其次，要选择合适的供应商。目前市场上抢风口、炒概念的产品居多，在具体使用时常常问题百出，不仅不能减轻工作，反而耗费了更多的时间和精力。在选择供应商时要通过实际体验来确定产品是否符合要求，若要进行个性化开发，则要与技术人员充分表达需求并不断优化。智能报销系统的建设不是技术人员的工作，也不是财务人员的工作，而是在二者充分沟通协作下的一项重要工作。
最后，要做好员工培训。可以通过录制讲解视频、发放使用手册、设置报销客服等方式全面指导员工使用智能报销系统，让员工切实感受到智能报销技术带来的便利。这也有利于今后继续推进全面智能报销系统，不能让智能报销沦为摆设，最后又回归到手工报销。
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