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领导出差安排
案例
任务情境
2月18日星期三上午，北京阳光公司总经理薛阳收到一封制鞋业协会发来的邀请函，邀请薛总参加3月22-24日在上海举行的服装行业峰会。看完信后，薛总把秘书黎薇叫进办公室。
四川最新消息今天对她说：“我准备参加下月在上海举行的服装行业峰会，并与市场部经理和公关经理同行，峰会期间要与当地代理公司品牌厂家的两位经理共进晚餐，然后到苏州、杭州拜访当地客户，两个地方各停留一天，然后从杭州乘飞机返回。”
说完，总经理将邀请函交给秘书，说：“你去给我制作一份去上海参加中国服装行业峰会的行程计划，与客户联系会面时间和地点，并准备好相关的文件资料。后天交给我。 任务分析
领导因公出差之前，往往需要秘书协助做好准备工作，如车票的预订、准备携带资料、与会见单位提前联系、预借差旅费、制作行程表等，有时还需要预订酒店。
知识点：行程计划内容，出差人员食、宿标准及报销规定等。
技能点：出行信息如航班、车次、酒店等的查及预订，计划及制作出差日程表，与会见方及组委会沟通，资料和信息收集及利用等。
工作任务及要求
为总经理上海出差做好准备工作。
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（1）制定出差行程计划。成果为《总经理上海出差行程计划》，要求时间准确、地点明确、事件清楚，经费预算符合公司财务要求。可参考知识链接中表二。
（2）列出携带物品清单。成果为《总经理上海出差资料和物品一览表》，要求将物品进行分类，明细清楚。可参考知识链接中表一。
（3）出差前的准备工作。要求简单陈述上司出差前的准备工作。 实施步骤：
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1.制定出差行程计划
【操作流程】
了解上司出行情况→与有关人员沟通→查询相关信息→制定出差行程计划→报请上司批准
步骤1 了解上司出行情况
秘书要清楚上司出差事由、目的地、外出时间、返回时间、随行人员、会见人员、外出期间工作事项等内容。若上司没有交代，则秘书可以向上司询问，并了解上司的意图。再制定合上司心意的行程计划表。若上司没有特别交代，秘书或助理可根据当时的车票、机票价格、旅行时间、出发时间和抵达时间设计一个优化的旅行线路，便于上司选择和确定。
步骤2 与有关人员沟通
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秘书要提前与有关人员进行沟通，提前联系好，才好制作具体的行程表。
步骤3 查询相关信息
主要了解出行乘坐交通工具及其票务信息，起程、抵达及运行时间，与主办方联系确认有关细节，住宿地点位置及房价，随行人员，会晤人员基本信息及等。
步骤4 制定出差行程计划表
秘书根据上司意图及查询到的相关信息，制定一份上司的出差行程计划表。一般包括以下三个方面内容。
①出行提示。主要是行程出发、到达、返回时间，送、接安排，乘坐交通工具，会见人员的先后顺序，出差地气候特点等出行有关事项。
②出差行程表。将出差期间的事件、日期、时间、地点、有关人员等内容整合在一张表中，简便直观。出差行程表经上司审定后，打印三份，一份公司保留，一份上司及随行人员携带，一份秘书保管。
③所需资料清单及经费预算。经费预算主要有交通费、住宿费、餐饮费、会务费、机动费等项目。
步骤5 报请上司批准
秘书根据查询的出行信息制定的交通工具、出行线路及时间安排等，最终要得到上司的认可，然后才可按计划执行。
2.携带物品清单
上司出差所携带的物品不外乎业务文件和资料、出差资料、办公用品和个人物品四类。
⑴业务文件和资料，如邀请函、讲话稿、公司简介、商务文件、预洽谈单位的资料、通信录、介绍信、名片等。
⑵差旅资料，如目的地介绍、旅行指南、地图、机票、车票等。
⑶办公用品，如产品样品、笔记本电脑、移动存储设备、摄像机、礼品等。
⑷提醒上司携带私人物品，如身份证、现金、信用卡、常备药品等。
3出差前的准备工作
