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Database Technology
电子技术与软件工程
Electronic Technology & Software Engineering
随着信息技术的快速发展和进步，档案作为重要的信息资源，在社会的各行各业发展过程中都占据了非常重要的地位和作用。未来使用信息技术优化档案管理工作已经成为了主流的发展方向，而档案信息数字化、网络化也成为了信息技术在档案管理方面的发展方式。对于高校来说，特别是教学类档案、学生类档案等，不仅承担着为师生保管档案的工作责任，同时对于学校的未来发展也非常重要。为了避免出现浪费人力、档案损坏、档案丢失等等情况的出现，未来需要将现有的档案管理系统进行升级，使用信息技术进行管理，以起到更好的效果。 当下实际情况就是一部分单位的档案管理工作依旧在使用手工的方式进行，从收集、整理、保管、统计、鉴定、开发几个环节进行入手，而实际上业务流程也比较传统化。在这样的档案管理工作当中，第一步就是档案部门通过各种方式来向其他部门收集档案。传统手工档案管理模式的收集工作仅仅是第一
步，后续所有工作依旧需要人力来进行整理，而这种方式的弊端就是过于浪费人力，同时无法保证档案的及时归档以及档案的完整性。尤其是在信息化技术水平快速进步的今天，很多时候传统档案管理的弊端非常突出，一旦文件收集不及时，那么可能非常迅速就会出现遗失的情况。同时传统手工档案管理下的编目，还将会造成档案工作人员出现大量的重复性劳动，比如说卷内目录写一遍、案卷题目写一遍、分类目录写一遍、总目录写一遍、著录条目写一遍。可以说同一样式的档案特征，最少都需要书写五遍左右。同时对于档案的管理与利用也明显存在问题，尤其是对于档案的安全管控问题，经常出现档案流失的情况。因此未来需要构建出一个更加符合当下技术情况的档案管理系统，使用电子技术来对档案进行归结与整理，从而更好的提升档案管理水平与档案管理质量。1 档案管理系统的功能需求
传统手工档案管理方式很多时候有较大的问题，因此未来需要针对于高校档案管理工作设计一套全新的自动化档案管理系统，从而更好的整理档案，让档案管理工作人员的工作效率实现进一步的提升与增长。在高校档案工作开展的过程中，主要的工作方式就是通过了ASP.NET 结合Microsoft SQL Server 网络数据库编程技术，因此可以说主要的功能包括了电子文件真实性保障功能、馆藏档案数字化安全存储功能、档案信息检索利用等功能。1.1 电子文件真实性保障功能 这一功能主要的目的就是保证电子文件拥有一定的真实性与稳定性，具体的方式就是通过元数据捕获来划分存放位置，同时还可以根据元数据的封装节点来进行整体封装，将电子文件进行批量的转换。
在这里提出的电子文件批量转换，也被称之为批处理功能，能够更好的优化档案数字化过程，从而让数字化档案的利用更加方便与快捷。而档案数据库在建设的过程中，通过数据的批量导入导
高校档案管理信息系统的设计与实现
郭瑞苗
（运城职业技术大学 山西省运城市 044000）
出、数据删减、字符前缀后缀增加等等方式，各个节点之内的数据都可以实现整批处理。这种处理方式在很多时候增加了处理效率，成功避免了出错的机会。可以说这种方式在档案数据增加、交换、共享过程中将会起到非常重要的作用以及相关意义，甚至是事半功倍的效果。
1.2 馆藏档案数字化安全存储功能
对于高校的档案管理工作来说，最关键的一点就是保证档案的整体安全，尤其是在档案借阅或者查看之后怎么才能够避免档案在外流通，这是最关键的安全问题。使用数字化的版权保护技术，可以直接解决这一问题。数字化版权保护技术，简单来说就是使用计算方法，对数字内容进行保护。这一技术在使用之后，数字档案无法进行复制，同时也无法下载到本地，只能够查看与阅读。如果强行拷贝原文件，那么数字化版权保护技术将保证电子文件无法被篡改，无论是电子文件的内容、定价、出版社
内容等等信息。而这一技术原理上来讲就是使用按水印技术来对图像文件进行加密控制，从而更好的保证图像文件安全水平。1.3 档案管理系统的实现
在本文研究的过程中，对于档案的利用属于档案管理数字化之后比较关键的一项技术和问题。传统搜索方式很多时候无法满足相应的需求，尤其是大多数用户比较习惯了使用搜索引擎进行搜索，但是这种搜索方式无法得到更好的相关性控制。对于当下的现有新兴技术，可以分析全体故事情节和信息进行控制，这两者并不仅仅是上下文或者仅仅是关键字标记。这种方式能够更好的利用概念匹配方式来保证信息依据拥有相似性，从而使用更合适的方式来进行排列，这能够保证向用户提供最相关的资料。2 高校档案管理系统的实现与建设
本文选择的档案管理系统使用了软件工程原理、生命周期方法学等等技术，同时根据3NF 的关系模式来涉及了数据库图表，通过模块化的方法来让系统当中的各个功能模块实现了层层分解。可以说这样设计出的系统模块化结构，能够根据系统的实际变化情况来实现相关功能，从而更加详细的对各个模块进行定义。具体来说模块的功能以及相关内容如下：2.1 数据的存储
对于档案管理系统来说，可以使用集中管理存储方式，所有的用户都可以使用内部的局域网来进入相关数据中心。而站在业务流程的角度上来说，每个模块之间既处于独立的状态，同时彼此之间又在不断的交流。因此每个部门都可以根据档案管理中的数据进行工作开展，同时根据档案之间的更新情况
动态更新数据库，保证各个模块之间的业务处于更好的流通情况，实现各个业务之间的数据资源共享。
摘 要：本文首先分析了高校档案管理系统建设过程中实际功能需求，随后详细分析了高校档案管理系统建设过程中需要满足的各项功能。目的在于能够通过本文的分析帮助高校构建具有较强适用性和适应性的档案管理系统。
关键词：系统设计；档案管理；信息系统
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数据库技术
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2.2 数据的安全性实现
档案信息管理系统数据安全很多时候体现在以下方面：首先是数据加密，这项技术是保证数据安全的主要方式，对于一些重要的数据进行加密，就能够避免数据信息被非法用户窃取。而根据这一系统的实际需求，还可以制作出符合这一系统数据库的安全技术，比如说使用Windows 系统提供的随机加密函数来设计加密算法，这样就能够让用户的数据更加安全。其次则是数据备份与恢复技术，这一技术在数据库当中运行，就能够对数据库、数据表、数据结构进行备份，从而保证不会出现丢失。同时对于系统当中的相关数据进行定时备份非常重要，否则很可能会导致工作成果丢失。再次则是数据存储安全性，一旦应用程序当中出现了任何失误，数据库都会出现未经同意的访问，这一种攻击方式很多时候被称之为注入式攻击，非常危险。在编写代码的过程中，需要注意尽量使用存储过程，同时调用存储过程之前需要注意对参数进行一定的限制，如果字符过长，那么很多时候都需要进行限制与控制。最后则是网络层面的安全。在本文研究档案管理系统当中，对于网络安全方面的防范主要使用了防火墙技术、入侵检测技术、协作式入侵检测技术很多时候都能够有效的防治黑客进行入侵，从而保证档案整体安全性，尤其是对于一些重要的文章来说，这种保护方式非常重要也非常关键。2.3 档案管理检索功能的实现
计算机检索功能，很多时候就是针对于使用者的需求来在档案材料当中迅速到所需要的一部分。一般来说计算机检索方式多种多样，不同的检索方式有着不同的功能形式。对于检索方法优劣的衡量指标就是检索速度以及检索率精确度，因此需要分析档案管理系统的检索相关数据实际情况，本文在研究过程中主要分析了三种检索方法：
（1）索引检索，这种检索方式的原理就是通过增加额外内存空间制作索引表，随后检索的过程中根据索引表来进行查，最后快速到相关内容。在数据库语言中，这种方式具体来讲就是根据关键字来进行文件检索，因此也可以根据索引文件来进行寻，目的就是对时间、分类号、主要责任者进行检索，从而更好的保证检索效率与检索质量。
（2）分类检索，这种检索方式就是将所有的档案号都存储在计算机当中，检索时只需要根据分类号进行搜索就能够获取相关内
容。计算机会自动将被检索的目录号进行显示。图1为档案检索模块。
（3）主题检索，如果使用人员不清楚检索档案的实际内容以及相关项目，仅仅知道检索的内容，那么就可以使用主题检索。主
题检索主要的目的就是根据档案的主题词来按照一定的顺序形成一张主题词表，输入主题词之后，就能够通过检索来得到相关或者相近的档案条目。这种方式有着一定的缺点，主要的原因就是需要占据较多的存储空间来建立主题词表。图2为高校档案管理过程中管理系统的基本构造。2.4 设计相关工作模块
教职工基本信息管理模块包括教职工的基本信息、学习经历、工作经历、培训经历、职称情况、职业
资格情况、教科研情况、获奖荣誉情况等，集中将教职工学习经历、自身专业水平、教科研能力等，通过文字、图片、视频资料等记录保存下来，结合现代化计算机技术，建立教职工管理信息库。教学类档案包括综合类教学文
件、实验实训室建设类档案、课堂教学与教学实践类档案、教材档案等，结合信息化教学手段的应用，将教学运行全过程的信息记录保存下来，建立教学类档案信息库。学生类档案主要是对学生的信息进行管理与控制，从而更好的记录学生情况，这其中包括退学、休学、转学、调班等记录以及学生的奖惩与成绩管理等模块。借助现代信息技术，将教学生的动态变化和成长情况真实的记录保存下来，建立学生管理信息库。通过这种实时、动态的档案管理，不仅可以促进档案收集的完整性、时效性、准确性，同时也可有效提升教职工信息管理、学生信息管理、教学类档案信息管理的科学性、规范性、先进性以及档案资源的共享性和利用度，将教职工的发展情况、学生的成长情况、学校的教学运行及教学管理情况真实的呈现出来。且基于信息技术通过档案建设者、管理者、浏览者各种角权限的设置，也可有效确保档案信息的安全性。3 结束语
高校档案管理系统管理功能方面的研究属于近些年来的新课题，主要的目的就是通过对这方面的研究来更好的增长我国高校档案管理水平。当下对于数字档案内容的全文检索，档案数据的分析一直都在困扰着高校以及对应的档案管理部分。未来需要针对于数字档案管理功能构建和对于实现方式进行研究，这是数字档案功能在未来发展的趋势以及必然的成果。参考文献
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作者简介
郭瑞苗（1979-），女，山西省运城市人。大学本科学历。运城职业技术大学助理馆员。研究方向为档案管理。
图2：档案信息管理系统
图1：档案检索模块
